Faxgeräte clever auswählen: So findest du dein passendes Modell

Du überlegst, eines der heutigen Faxgeräte anzuschaffen, bist dir aber nicht sicher, was wirklich wichtig ist? Verständlich. Obwohl ständig über Cloud, E-Mail und Chat geredet wird, laufen in vielen Büros und Praxen nach wie vor unzählige Dokumente per Fax. Gerade wenn es um Verträge, ärztliche Unterlagen, behördliche Schreiben oder die Kommunikation mit Kunden geht, setzen viele Unternehmen weiterhin auf diese Technik, weil sie einfach zuverlässig funktioniert. Und im Homeoffice ist ein Fax oft die pragmatische Lösung, wenn ein Formular "unbedingt gefaxt" werden soll. In diesem Ratgeber schauen wir gemeinsam, welche Fax-Typen es gibt, worauf du beim Kauf achten solltest und wie du ein Gerät findest, das zu deinem Arbeitsalltag passt. Ziel ist, dass du am Ende sicher entscheiden kannst und kein Geld für Funktionen ausgibst, die du nie brauchst.

Merke dir: Ein gutes Faxgerät passt zu deinem Alltag, nicht umgekehrt – wähle nach Bedarf, nicht nach Datenblatt.

Welche Arten von Faxgeräten gibt es heute wirklich noch?

Vielleicht hast du noch das Bild von alten, lauten Kisten mit speckigen Tasten im Kopf. Die Zeiten sind vorbei. Heute unterscheidet man grob drei Richtungen. Reine Faxgeräte, die sich nur um das eine Thema kümmern. Dann Multifunktionsgeräte, bei denen du in einem Gehäuse faxen, scannen, drucken und kopieren kannst. Und schließlich Lösungen, bei denen ein Faxgerät mit Scanner kombiniert ist, aber der Fokus klar auf dem Dokumentenversand liegt. In kleinen Büros oder Praxen sind besonders Multifunktionsgeräte beliebt, weil sie Platz sparen und sich gut an unterschiedliche Aufgaben anpassen lassen. In Unternehmen mit viel Faxvolumen sieht man dagegen oft robuste Standgeräte, die eher an Kopierer erinnern. Wichtig ist: Überlege dir, wie oft du wirklich faxen musst, wie viel Papier bei dir durchläuft und ob zusätzliche Funktionen wie Duplexdruck oder ein automatischer Dokumenteneinzug deinen Alltag spürbar erleichtern würden.

Wichtige Kaufkriterien

Beim Kauf eines Faxgeräts lohnt sich ein genauer Blick, bevor du auf den Bestellen Button tippst. Ein zentraler Punkt ist die Übertragungsqualität. Wenn du häufig Verträge, ärztliche Befunde oder technische Zeichnungen sendest, sollte die Auflösung hoch genug sein, damit alles auch auf der Gegenseite gut lesbar ankommt. Achte auch auf einen zuverlässigen automatischen Dokumenteneinzug, vor allem wenn du regelmäßig mehrseitige Faxe verschickst. Das spart Nerven und Zeit. In Büros ist außerdem die Druckgeschwindigkeit spannend, da viele Faxgeräte wie ein normaler Drucker arbeiten. Überlege, ob ein Laser Faxgerät für dich sinnvoll ist, weil Laserdruck im Dauereinsatz oft günstiger und wischfest ist. Für dein Budget wichtig: Verbrauchsmaterialien. Wie teuer sind Toner oder Tintenpatronen, wie lange halten sie, und gibt es günstige Alternativen? Ein weiterer Punkt ist die Anbindung an deine Umgebung. Ein Faxgerät mit WLAN oder LAN-Anschluss lässt sich bequem ins Netzwerk integrieren, sodass auch andere Arbeitsplätze darauf zugreifen können. Und ganz praktisch: Bedienfeld, Display, Menüführung. Wenn du jeden zweiten Tag in der Anleitung nachblättern musst, war es wahrscheinlich nicht das richtige Gerät.

Faxgeräte im digitalen Zeitalter: Warum sie noch immer Sinn ergeben

Viele fragen sich, ob ein Faxgerät im Jahr 2025 überhaupt noch notwendig ist. In manchen Bereichen ist die Antwort klar ja. Gerade im medizinischen Umfeld, bei Kanzleien, Handwerkern und Behörden ist das Fax weiterhin ein fester Standard. Ein digitales Faxgerät oder ein modernes Multifunktionssystem kann hier die Brücke schlagen: Du schickst Dokumente direkt vom PC oder Notebook aus, das Gerät wandelt alles in ein Faxsignal um und sendet es klassisch an die Gegenstelle. So kombinierst du den gewohnten Arbeitsablauf mit einem Kommunikationsweg, den deine Geschäftspartner kennen und erwarten. Noch ein Punkt, den viele schätzen: Ein Fax hinterlässt oft eine Art "Papierspur". Du hast einen Sendebericht, ein physisches Dokument, das du abheften kannst, ohne erst aus E-Mails PDF-Dateien zusammensuchen zu müssen. Gerade wenn du Ordnung im Papierkram liebst oder rechtssichere Ablagen brauchst, fühlt sich das oft sehr angenehm an. Und ja, manchmal ist es einfach entspannter, ein Formular kurz auf das Gerät zu legen und loszufaxen, als dich durch irgendein Onlineportal zu kämpfen.

So findest du das richtige Faxgerät für Büro, Praxis oder Homeoffice

Bevor du irgendein Modell in den Warenkorb packst, lohnt sich ein kurzer Blick auf deinen Alltag. Stell dir ein bis zwei typische Wochen vor. Wie viele Dokumente faxst du? Geht es eher um einzelne Seiten, zum Beispiel eine unterschriebene Einverständniserklärung, oder schickst du regelmäßig umfangreiche Unterlagen mit mehreren Dutzend Seiten? In einem kleinen Homeoffice reicht oft ein kompaktes Faxgerät für Zuhause mit ordentlicher Grundausstattung. In einer Praxis, in der ständig Befunde eingehen und rausgehen, brauchst du eher ein größeres Multifunktionsgerät mit schneller Verarbeitung. Wenn du mehrere Arbeitsplätze hast, kann sich ein netzwerkfähiges Modell lohnen, bei dem jeder Mitarbeiter von seinem Rechner aus faxen kann. Sinnvoll ist, deine Mindestanforderungen einmal klar aufzuschreiben: Papierformat, Geschwindigkeit, Anschlüsse, Bedienkomfort. Damit verhinderst du, dass du dich im Datenblatt-Dschungel verlierst und am Ende ein Gerät da steht, das mehr verwirrt, als es hilft.

Welche Anschlüsse und Funktionen sind heute wirklich wichtig?

Moderne Faxgeräte sind längst nicht mehr nur an die klassische Telefonbuchse gebunden. Viele nutzen VoIP, also Telefonie über das Internet, und hängen an Routern mit speziellen Ports oder Adapterlösungen. Informiere dich deshalb kurz, wie deine aktuelle Telefonanlage aufgebaut ist. Ein Faxgerät für IP Telefonie kann dir hier einiges erleichtern, weil es speziell auf diese Technik ausgelegt ist. Sehr angenehm ist auch ein Netzwerkanschluss oder WLAN, damit du Faxe direkt aus Programmen heraus versenden kannst, ohne jedes Mal einen Ausdruck in die Hand nehmen zu müssen. Funktionen wie Kurzwahl, Adressbuch, zeitgesteuerter Versand oder das Weiterleiten eingehender Faxe per Mail wirken erst nach ein paar Wochen Nutzung so richtig wertvoll. Man merkt dann, wie viel weniger Handgriffe nötig sind. Wenn du häufig mit vertraulichen Unterlagen arbeitest, schau nach Sicherheitsfunktionen wie geschütztem Druck oder einem PIN für bestimmte Jobs. Es ist ein gutes Gefühl, wenn nicht jeder gleich alles in die Hände bekommt.

Einsatzbereiche: Vom kleinen Homeoffice bis zur viel frequentierten Praxis

In der Praxis zeigt sich ziemlich schnell, welches Faxgerät wirklich zu dir passt. Im Homeoffice arbeitest du vielleicht eher ruhig, verschickst ab und zu ein Formular an die Krankenkasse, eine Vollmacht oder unterschriebene Verträge. Hier reicht ein kompaktes Faxgerät mit Telefon oft völlig aus, gerne kombiniert mit einer Freisprechfunktion, damit du nicht zwischen Geräten hin und her springen musst. In Arztpraxen, Apotheken und Kanzleien ist das Bild anders: Mehrere Personen nutzen das Gerät, es gibt Stoßzeiten, in denen Faxe im Minutentakt rausgehen. Ein professionelles Faxgerät mit großzügigem Papiervorrat, starkem Einzug und schneller Druckeinheit zahlt sich dort jeden Tag aus. In größeren Unternehmen sieht man Faxfunktionen häufig in zentralen Kopierstationen integriert. Jeder, der ohnehin zum Drucken hingeht, kann schnell ein Fax mitschicken. So bleibt die Technik überschaubar, und du musst nicht in jedem Büro ein eigenes Gerät hinstellen.

Pflege, Verbrauchsmaterial und langlebiger Umgang mit Faxgeräten

Ein Faxgerät ist kein Diva Produkt, aber ein bisschen Pflege mag es schon. Achte darauf, dass es nicht direkt in der prallen Sonne steht und nicht in einer Ecke, wo ständig Staub von Kartons oder Teppichen aufgewirbelt wird. Gerade der Einzug und der Papierschacht danken dir eine saubere Umgebung mit weniger Papierstau. Wenn du ein Faxgerät mit Tintenstrahl nutzt, ist gelegentlicher Druckkopf Test sinnvoll, damit die Düsen nicht eintrocknen. Bei Lasermodellen solltest du Originaltoner oder wirklich hochwertige Alternativen wählen, damit die Ausdrucke sauber und gut lesbar bleiben. Reinige hin und wieder die Rollen im Einzug vorsichtig mit einem weichen, leicht angefeuchteten Tuch, dann greifen sie die Seiten wieder ordentlich. Und noch ein Klassiker: Lege Dokumente immer glatt und ohne Eselsohren ein. Damit schonst du das Gerät und sorgst dafür, dass dein Gegenüber keine halb abgeschnittenen oder schrägen Seiten bekommt.

Kosten im Blick: Anschaffung, Verbrauch und langfristige Wirtschaftlichkeit

Beim Thema Kosten schauen viele nur auf den Kaufpreis und wundern sich dann ein Jahr später über hohe Ausgaben für Toner und Papier. Ein günstiges analoges Faxgerät kann auf den ersten Blick verlockend wirken, ist aber nicht immer die beste Wahl, wenn du ein hohes Aufkommen hast. Überlege dir grob, wie viele Seiten pro Monat durchlaufen. Daraus lässt sich gut abschätzen, ob ein etwas höherer Anschaffungspreis für ein sparsameres Modell sich schnell rechnet. Achte bei den technischen Daten auf Angaben zur Reichweite von Toner oder Tinte. Wenn du bei jedem Kartuschenwechsel nachkaufen musst, summieren sich die Kosten deutlich. Ein weiterer Punkt: Stromverbrauch. Faxgeräte, die permanent im Bereitschaftsmodus laufen, sollten einen vernünftigen Energiesparmodus haben. Schließlich laufen sie häufig rund um die Uhr, damit Faxe jederzeit eintreffen können. Einmal bewusst hingeschaut, wird aus "irgendwie teuer" schnell "gut kalkuliert".

Marken, Qualität und Service: Was beim Kauf Vertrauen schafft

Neben den technischen Daten gibt es etwas, das sich nicht im Datenblatt zeigt: Wie zuverlässig ist der Hersteller, wie gut kommst du im Problemfall an Hilfe? Ein etabliertes Marken Faxgerät hat oft den Vorteil, dass Ersatzteile, Toner und Support über Jahre verfügbar bleiben. Wenn du beruflich auf dein Fax angewiesen bist, ist das ein großer Pluspunkt. Lies dir ruhig ein paar echte Erfahrungsberichte durch: Wie lange halten Rollen und Einzüge, wie reagiert der Support bei Störungen, sind Treiber Updates verfügbar, wenn ein neues Betriebssystem kommt? Oft machen genau diese Punkte am Ende den Unterschied zwischen einem Gerät, das dich jahrelang begleitet, und einem, das du nach kurzer Zeit genervt austauschst. Ein weiterer Tipp: Achte auf die Garantiebestimmungen. Manche Hersteller bieten Vor-Ort-Service oder Austauschgeräte, was im Notfall Gold wert ist, wenn das Fax wirklich jeden Tag gebraucht wird.

Fazit: So triffst du eine sichere Entscheidung für dein neues Faxgerät

Wenn du bis hierhin gelesen hast, hast du wahrscheinlich schon eine recht klare Vorstellung davon, was dein zukünftiges Faxgerät leisten sollte. Wichtig ist, dass du nicht nur auf einzelne Zahlen schielst, sondern dein gesamtes Arbeitsumfeld betrachtest. Wie viele Personen nutzen das Gerät, wie hoch ist das Faxaufkommen, welche Dokumente verschickst du, und wie stark bist du bereits digital unterwegs? Ein Modell mit Netzwerkfunktion und bequemer PC-Anbindung kann dir im Alltag viel Arbeit abnehmen, während ein robustes Standgerät mit großem Papierschacht ideal für Umgebungen mit hohem Volumen ist. Nimm dir ruhig einen Moment, um deine Anforderungen aufzuschreiben, und gleiche sie mit den Produktdetails ab. Wenn Bedienkomfort, Anschlussmöglichkeiten, Folgekosten und Qualität für dich stimmig sind, hast du praktisch schon die richtige Wahl getroffen. Dann ist ein Faxgerät kein nostalgisches Relikt, sondern ein sehr praktisches Werkzeug, das deinen Arbeitsalltag leiser, geordneter und ein gutes Stück entspannter macht.

Wenn du jetzt weißt, was du brauchst, stöbere durch die vorgestellten Modelle, vergleiche kurz Funktionen und Kosten und wähle das Faxgerät, das deine Arbeit wirklich erleichtert – dann macht jedes gesendete Dokument plötzlich deutlich mehr Freude.